Μια χώρα που κυρήσσει κάποια/ες περιοχή/ες της σε κατάσταση εκτάκτης ανάγκης και ζητά διεθνή βοήθεια από κρατικές ή εθελοντικές υπηρεσίες άλλων κρατών, οργανώνει τις δικές υπάρχουσες διοικητικές υπηρεσίες να δεχτούν βοήθεια για να αντιμετωπίσουν τα αποτελέσματα μιας καταστροφής.
Ο συντονισμός της βοήθειας γίνεται από ειδικές έκτακτες διοικητικές δομές που δημιουργούνται για τον συγκεκριμένο σκοπό και για ανεπτυγμένα κράτη είναι ενδοκρατικές υπηρεσίες, για αναπτυσσόμενα είναι ομάδες διεθνών οργανισμών για την αντιμετώπιση κατασροφών και παροχής βοήθειας. Αυτές τοποθετούνται σε περιοχές κοντά στις καταρρευσμένες δομές και στα σημεία εισόδου της πληγείσας χώρας. Οι διοικητικές αρχές των σημείων που θα δεχτούν την βοήθεια (αεροδρόμια λιμάνια κτλ) ενημερώνονται για τις αφίξεις, δέχονται πλήρη κατάλογο πλήροφοριών της απεσταλμένης ομάδας και ενημερώνουν τον κεντρικό συντονισμό της αντιμετώπισης. Στην συνέχεια δίνονται οδηγίες για την μετάβαση των αφιχθέντων ομάδων στην περιοχή που χρήζει βοήθειας. Όταν η ομάδα βοήθειας φτάσει στην πληγείσα περιοχή ενημερώνει τις επι τόπου διοικητικές αρχες, δηλώνει την διαθεσιμότητά της και τον εξοπλισμό της και αν κρίνεται αναγκαιο αρχίζει τις ενέργειες για παροχή βοήθειας.
